Bedienungsanleitung Version 1.7

Schritt-für-Schritt Anleitung für Endanwender • Stand: Dezember 2025

Willkommen zur Nachtragsverwaltung 1.7!

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch alle Funktionen der Nachtragsverwaltung. Mit Version 1.7 können Sie Nachträge professionell erstellen, bearbeiten, verwalten und dokumentieren. Alle Daten werden automatisch gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

1 Erste Schritte

Login & Registrierung

1. Anwendung öffnen Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zur Adresse Ihres Mandanten:
  • zum Beispiel fuer DEMO: https://demo.nachtragsverwaltung.de
2. Anmelden Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf "Anmelden".
3. Neu registrieren (falls noch kein Account) Klicken Sie auf "Noch kein Konto? Hier registrieren" und füllen Sie das Formular aus. Ihr Account wird sofort aktiviert.
💡 Tipp: Merken Sie sich Ihr Passwort gut! Es gibt derzeit keine Passwort-Zurücksetzen-Funktion.

Die Hauptseite

Nach dem Login sehen Sie die Hauptseite mit folgenden Bereichen:

Navigation (oben)

  • Hauptseite (Home)
  • Bauvorhaben verwalten
  • Historie
  • Abmelden

Nachtrag erstellen

  • Bauvorhaben auswählen
  • Nachtragsdaten eingeben
  • Positionen hinzufügen
  • Speichern & Exportieren

2 Bauvorhaben verwalten

Neues Bauvorhaben anlegen

1. Bauvorhaben-Verwaltung öffnen Klicken Sie in der Navigation auf "Bauvorhaben verwalten".
2. Formular ausfüllen Erforderliche Felder:
  • Kürzel: Eindeutiges Kürzel (z.B. "WOH-KAR")
  • Name: Vollständiger Name des Bauvorhabens
  • Auftraggeber: Auftraggeber auswählen oder neu anlegen
  • Bauvertrag vom: Datum des Bauvertrags
  • Baubeginn am: Startdatum
  • Fertigstellung zum: Enddatum
  • Auftragsgegenstand: Was wird gebaut?
  • MwSt-Status: 19%, 13b (Bauträger) oder 0%
  • Kostenstelle: Interne Kostenstelle
  • Projekt-E-Mail: E-Mail für Nachtragskommunikation
3. Speichern Klicken Sie auf "Bauvorhaben anlegen".
⚠️ Wichtig: Das Kürzel kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden! Es wird für die Nachtragsnummerierung verwendet (z.B. WOH-KAR_N001).

Bauvorhaben bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf ein Bauvorhaben, ändern Sie die gewünschten Felder und klicken Sie auf "Speichern".

Bauvorhaben löschen

Nur möglich, wenn noch keine Nachträge für das Bauvorhaben existieren. Klicken Sie auf "Löschen" in der Detailansicht.

3 Nachtrag erstellen

Schritt 1: Bauvorhaben auswählen

Dropdown-Menü Wählen Sie im Dropdown "Bauvorhaben auswählen" Ihr Projekt aus. Die Vertragsdaten werden automatisch geladen.
💡 Tipp: Die Nachtragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. N001, N002, etc.).

Schritt 2: Nachtragsdaten eingeben

Datum Wird automatisch auf heute gesetzt, kann aber angepasst werden.
Nachtragsgrund Wählen Sie aus der Liste den passenden Grund (20 vordefinierte Gründe):
  • Planungsänderung
  • Zusätzliche Leistungen
  • Behördliche Auflagen
  • Baugrundabweichungen
  • ... und 16 weitere
Begründung Geben Sie eine ausführliche Begründung für den Nachtrag ein. Dieser Text erscheint später im Word-Dokument.

4 Positionen hinzufügen & bearbeiten

Position hinzufügen

1. Button klicken Klicken Sie auf "Position hinzufügen" unterhalb der Positionstabelle.
2. Beschreibung eingeben Nutzen Sie den Rich-Text Editor für die Leistungsbeschreibung:
  • Fett: Ctrl + B
  • Kursiv: Ctrl + I
  • Unterstrichen: Ctrl + U
  • Aufzählung: Button mit Punkten
  • Nummerierung: Button mit Zahlen
3. Menge & Einheit
  • Menge: Zahlenwert (z.B. 100 oder 1.234,56)
  • Einheit: m², m³, Std, Psch, etc.
4. Einzelpreis eingeben Geben Sie den Einzelpreis im deutschen Format ein: 1.234,56
Der Gesamtpreis wird automatisch berechnet.
5. Position speichern Klicken Sie auf "Position speichern". Sie erscheint in der Tabelle.
💡 Formatierung: Die Beschreibung kann mehrzeilig sein und Formatierungen enthalten. Diese werden im Word-Export übernommen!

Position bearbeiten

Klicken Sie auf den "Bearbeiten"-Button (Stift-Symbol) neben der Position. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Position löschen

Klicken Sie auf den "Löschen"-Button (Mülleimer-Symbol) neben der Position. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

⚠️ Achtung: Gelöschte Positionen können nicht wiederhergestellt werden!

Positionsreihenfolge ändern

Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge, in der Sie die Positionen hinzufügen. Um die Reihenfolge zu ändern, müssen Sie Positionen löschen und neu hinzufügen.

5 Nachträge bearbeiten NEU in 1.7

✨ Neue Funktion: Nachträge können nun nachträglich bearbeitet werden! Ändern Sie Mengen, Preise oder Beschreibungen und der bestehende Nachtrag wird überschrieben.

Nachtrag zum Bearbeiten öffnen

1. Historie öffnen Klicken Sie in der Navigation auf "Historie".
2. Details öffnen Klicken Sie bei dem gewünschten Nachtrag auf "Details".
3. Bearbeiten-Button klicken Klicken Sie auf den gelben "✏️ Bearbeiten" Button.

Wichtig: Der Button ist nur sichtbar, wenn der Nachtrag-Status "In Klärung" ist!
4. Formular wird geladen Das System lädt automatisch alle Daten:
  • Bauvorhaben
  • Datum
  • Nachtragsgrund
  • Begründung
  • Alle Positionen

Sie sehen die Meldung: "📝 Bearbeitungsmodus aktiv"

Änderungen vornehmen

Positionen bearbeiten
  • Klicken Sie auf "Bearbeiten" bei der gewünschten Position
  • Ändern Sie Menge, Preis oder Beschreibung
  • Speichern Sie die Änderung
Positionen hinzufügen Sie können auch neue Positionen hinzufügen wie gewohnt.
Positionen löschen Löschen Sie nicht mehr benötigte Positionen über den Mülleimer-Button.

Änderungen speichern

Nachtrag speichern Klicken Sie auf "Nachtrag speichern".

Das System überschreibt den bestehenden Nachtrag!
  • Die Nachtragsnummer bleibt gleich (z.B. N006 bleibt N006)
  • Es wird KEIN neuer Nachtrag erstellt
  • Das Word-Dokument wird neu generiert
  • Der "Bearbeitet"-Status wird gesetzt
⚠️ Wichtig:
  • Nur Nachträge mit Status "In Klärung" können bearbeitet werden
  • Freigegebene oder abgelehnte Nachträge sind gesperrt
  • Die Bearbeitung überschreibt alle Daten unwiderruflich
💡 Bearbeitungs-Kennzeichnung: In der Historie erscheint bei bearbeiteten Nachträgen ein ✏️ Symbol in der Spalte "Bearbeitet". So sehen Sie auf einen Blick, welche Nachträge nachträglich geändert wurden.

6 Status-System Erweitert in 1.6

Status-Ebenen

Das Status-System arbeitet auf zwei Ebenen:

Position-Status

  • Jede Position hat einen eigenen Status
  • Kann einzeln gesetzt werden
  • Mit Begründung und Datum

Nachtrag-Status

  • Wird automatisch berechnet
  • Basiert auf allen Positions-Status
  • Zeigt Gesamtzustand

Verfügbare Status-Typen

Status Bedeutung Verwendung
Offen Position noch nicht bearbeitet Standardstatus bei neuen Positionen
In Klärung Position wird geprüft Während der Verhandlung
Freigegeben Position wurde genehmigt Nach Freigabe durch Auftraggeber
Abgelehnt Position wurde abgelehnt Wenn AG nicht zustimmt
Storniert Position wurde storniert Wenn nicht mehr relevant
Bestandteil Hauptauftrag Gehört zum Hauptauftrag Nach Prüfung: war schon beauftragt
💰 In Rechnung gestellt Position wurde abgerechnet Nach Rechnungsstellung

Einzelnen Status setzen

1. Nachtrag öffnen Gehen Sie zur Historie und klicken Sie auf "Details" beim gewünschten Nachtrag.
2. Position auswählen In der Positionstabelle finden Sie bei jeder Position ein Status-Dropdown.
3. Status wählen Wählen Sie den gewünschten Status aus der Dropdown-Liste.
4. Datum und Begründung
  • Entscheidungsdatum: Wird automatisch auf heute gesetzt
  • Begründung: Pflichtfeld! Geben Sie den Grund für die Statusänderung an
5. Speichern Klicken Sie auf "💾 Speichern" neben der Position.
Der Status wird sofort gespeichert und die Summen aktualisiert.
✨ NEU in 1.6: Bulk-Status-Änderung Setzen Sie den Status für ALLE Positionen auf einmal!

Bulk-Status: Alle Positionen auf einmal setzen

Wann verfügbar? Die Sammelaktion ist nur verfügbar, wenn alle Positionen noch den Status "Offen" haben.
1. Sammelaktion öffnen Über der Positionstabelle sehen Sie den blauen Kasten "📄 Sammelaktion".
2. Status auswählen Wählen Sie den gewünschten Status (z.B. "Freigegeben").
3. Datum und Begründung
  • Entscheidungsdatum eingeben
  • Begründung für alle Positionen (Pflichtfeld)
4. Alle aktualisieren Klicken Sie auf "✅ Alle Positionen aktualisieren".

Das System setzt den Status für ALLE Positionen gleichzeitig!
💡 Automatische Berechnung:
  • Der Gesamtstatus wird automatisch berechnet
  • Die Summen werden neu berechnet
  • Abgelehnte und stornierte Positionen werden nicht eingerechnet
  • Die Historie-Übersicht wird sofort aktualisiert

7 Historie & Übersichten Erweitert in 1.6 & 1.7

Historie öffnen

Klicken Sie in der Navigation auf "Historie". Sie sehen eine Übersicht aller gespeicherten Nachträge.

Spalten in der Übersicht

Spalte Bedeutung
BV-ID Bauvorhaben-Kürzel
NACHTRAG-NR. Nachtragsnummer (z.B. N001)
DATUM Erstellungsdatum (DD.MM.YYYY)
NACHTRAGSWERT Gesamtsumme netto
STATUS Aktueller Gesamtstatus
BEARBEITET NEU ✏️ = Nachtrag wurde nachträglich bearbeitet
AKTION Details-Button
✨ NEU in 1.6: Status-basierte Summenzeilen Die Historie zeigt jetzt Summen nach Status gruppiert!

Summenzeilen am Ende der Tabelle

Summe offen / in Klärung Zeigt die Summe aller Positionen mit Status "Offen" oder "In Klärung".
Format: Summe offen / in Klärung (5 Pos): 25.000,00 €
Summe freigegeben Zeigt die Summe aller freigegebenen Positionen (grüner Hintergrund).
Format: Summe freigegeben (3 Pos): 15.000,00 €
Summe abgelehnt / storniert Zeigt die Summe aller abgelehnten oder stornierten Positionen (roter Hintergrund).
Format: Summe abgelehnt / storniert (1 Pos): 5.000,00 €
Summe Bestandteil Hauptauftrag Zeigt Positionen die zum Hauptauftrag gehören (grauer Hintergrund).
Format: Summe Bestandteil Hauptauftrag (2 Pos): 10.000,00 €
Summe in Rechnung gestellt Zeigt bereits abgerechnete Positionen (blauer Hintergrund).
Format: Summe in Rechnung gestellt (4 NT): 30.000,00 €

Funktionen in der Historie

Filtern

  • Nach Bauvorhaben filtern
  • Dropdown oben
  • Zeigt nur Nachträge des Projekts

Sortierung

  • Nach Nachtragsnummer (absteigend)
  • Neueste zuerst
  • Automatisch sortiert

Details anzeigen

  • Button "Details" klicken
  • Vollständige Informationen
  • Alle Positionen mit Status

Bearbeiten NEU

  • Button "✏️ Bearbeiten"
  • Nur bei Status "In Klärung"
  • Öffnet Erfassungsmaske

Nachtrags-Details

In der Detailansicht sehen Sie:

  • Alle Vertragsdaten des Bauvorhabens
  • Nachtragsdatum im Format DD.MM.YYYY
  • Nachtragsgrund und Begründung
  • Alle Positionen mit Beschreibung und Preisen
  • Status jeder Position (falls gesetzt)
  • Status-Änderungsoptionen direkt in der Tabelle
  • Gesamtstatus des Nachtrags
  • Summen (Netto/Brutto)
  • Download-Button für Word-Datei
  • Bearbeiten-Button (falls Status = "In Klärung")
💡 Farbcodierung: Die Summenzeilen sind farblich gekennzeichnet:
  • Grün: Freigegeben
  • Rot: Abgelehnt/Storniert
  • Grau: Bestandteil Hauptauftrag
  • Blau: In Rechnung gestellt

8 Export & Download

Nachtrag speichern

Button "Nachtrag speichern" Nach dem Hinzufügen aller Positionen klicken Sie auf "Nachtrag speichern". Der Nachtrag wird als JSON-Datei gespeichert und ist in der Historie abrufbar.

Word-Export

1. Export starten In der Historie auf "Details" → "📥 Word-Datei herunterladen" Button klicken.
2. Download Das Word-Dokument wird automatisch generiert und heruntergeladen. Dateiname: KUERZEL_NXXX.docx
3. Dokumentinhalt Das Word-Dokument enthält:
  • Mandanten-Logo
  • Alle Vertragsdaten
  • Nachtragsinformationen
  • Positionstabelle mit Formatierung
  • Summenzeilen (Netto/Brutto)
  • MwSt-Berechnung (falls anwendbar)
⚠️ Export-Voraussetzung: Der Nachtrag muss zuerst gespeichert werden, bevor er exportiert werden kann!

9 Tipps & Best Practices

Allgemeine Tipps

💡 Regelmäßig speichern Speichern Sie Nachträge regelmäßig, auch wenn sie noch nicht fertig sind. Sie können sie jederzeit wieder öffnen und bearbeiten.
💡 Aussagekräftige Begründungen Formulieren Sie die Begründung so, dass ein Dritter (Auftraggeber, Prüfer) den Nachtrag nachvollziehen kann.
💡 Vollständige Beschreibungen Beschreiben Sie Positionen so detailliert wie möglich. Nutzen Sie Formatierungen für bessere Lesbarkeit.
💡 Status zeitnah setzen Setzen Sie den Status einer Position, sobald eine Entscheidung getroffen wurde. So behalten Sie den Überblick über offene Punkte.
💡 Bulk-Status nutzen Wenn alle Positionen eines Nachtrags den gleichen Status erhalten (z.B. alle freigegeben), nutzen Sie die Sammelaktion statt jede Position einzeln zu bearbeiten.
💡 Bearbeiten statt Neu Wenn Sie einen Fehler bemerken: Nutzen Sie die Bearbeiten-Funktion! So bleibt die Nachtragsnummer gleich und Sie vermeiden Duplikate.

Zahlenformate

Verwenden Sie deutsches Zahlenformat bei der Eingabe:

  • ✅ Richtig: 1.234,56
  • ✅ Richtig: 1234,56
  • ❌ Falsch: 1,234.56 (englisches Format)

Daten-Sicherheit

⚠️ Wichtig:
  • Alle Daten werden auf dem Server gespeichert
  • Regelmäßige Backups werden empfohlen
  • Bei Problemen: Administrator kontaktieren

Tastaturkürzel

Im Rich-Text Editor:

  • Ctrl + B = Fett
  • Ctrl + I = Kursiv
  • Ctrl + U = Unterstrichen
  • Ctrl + Z = Rückgängig
  • Ctrl + Y = Wiederholen

10 Hilfe & Support

Bei Problemen

1. Seite neu laden Oft hilft ein einfaches Neuladen der Seite (F5).
2. Browser-Cache leeren Wenn Probleme bestehen bleiben, leeren Sie den Browser-Cache (Ctrl + Shift + Del).
3. Administrator kontaktieren Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich an Ihren System-Administrator.

Häufige Fragen

Q: Kann ich einen gespeicherten Nachtrag nachträglich ändern?

A: Ja! Nutzen Sie die Bearbeiten-Funktion in der Historie. Der Nachtrag muss dazu im Status "In Klärung" sein.


Q: Was passiert beim Bearbeiten mit der Nachtragsnummer?

A: Die Nummer bleibt gleich! Der bestehende Nachtrag wird überschrieben, es wird kein neuer angelegt.


Q: Was passiert mit abgelehnten Positionen?

A: Sie werden nicht in die Gesamtsumme eingerechnet, bleiben aber im Dokument sichtbar.


Q: Kann ich Positionen nachträglich löschen?

A: Ja, sowohl in der Erfassungsmaske als auch beim Bearbeiten. Gelöschte Positionen können aber nicht wiederhergestellt werden.


Q: Warum kann ich ein Bauvorhaben nicht löschen?

A: Bauvorhaben können nur gelöscht werden, wenn noch keine Nachträge dafür existieren.


Q: Kann ich einen freigegebenen Nachtrag bearbeiten?

A: Nein. Nur Nachträge mit Status "In Klärung" können bearbeitet werden. Dies verhindert versehentliche Änderungen an genehmigten Dokumenten.


Q: Wie setze ich den Status für viele Positionen schnell?

A: Nutzen Sie die Bulk-Status-Funktion! Damit können Sie alle Positionen eines Nachtrags gleichzeitig auf den gleichen Status setzen.

Versionshistorie

Version 1.7 - Dezember 2025

✨ Nachträge bearbeiten

  • Bestehende Nachträge öffnen
  • Änderungen vornehmen
  • Überschreiben statt neu anlegen
  • Bearbeitet-Kennzeichnung

📝 Bearbeitet-Spalte

  • Neue Spalte in Historie
  • ✏️ Symbol bei Änderungen
  • Nachvollziehbarkeit
  • Transparenz

🔧 Verbesserungen

  • Edit-Mode-Erkennung
  • Automatische Feld-Befüllung
  • Status-Berechnung
  • Mandanten-Erkennung

🐛 Bugfixes

  • Euro-Zeichen Encoding
  • Positions-Löschung
  • Status-Speicherung
  • JSON-Update

Version 1.6 - Dezember 2025

✨ Erweitertes Status-System

  • Einzelposition-Status
  • Begründung + Datum
  • Automatische Berechnung
  • Historie-Tracking

📊 Bulk-Status-Änderung

  • Alle Positionen auf einmal
  • Sammelaktion-Interface
  • Zentrale Begründung
  • Zeitersparnis

💰 Status-basierte Summen

  • Summe nach Status gruppiert
  • Offen / Freigegeben / Abgelehnt
  • Farbcodierung
  • Besserer Überblick

🎯 Neue Status-Typen

  • Bestandteil Hauptauftrag
  • In Rechnung gestellt
  • Storniert
  • Erweiterte Workflows

Version 1.5 - November 2024

✨ Neue Funktionen

  • Sortierung nach Nachtragsnummer
  • Deutsches Datumsformat
  • Rechtsbündige Beträge
  • Optimierte Spaltenbreiten

🔧 Verbesserungen

  • Korrigierte Summenberechnung
  • System-weite Nachtragsgründe
  • Saubere Ordnerstruktur
  • Verbesserte Performance

📁 Archivierung

  • Alte Backups archiviert
  • Log-Dateien bereinigt
  • Sauberes System
  • Bessere Übersicht

🎯 Stabilität

  • Production Ready
  • Vollständig getestet
  • Dokumentiert
  • Einsatzbereit